تفکیک افراز و تقسیم پس از اتمام احداث ساختمان و همچنین بعد از گرفتن گواهی پایان کار نوبت
به اقدام جهت صدور سند تفکیکی می رسد، برای این کار باید حدود و مشخصات
واحد های ساخته شده و قسمت های مشترک ساختمان شناسایی شود
تا اداره ی ثبت بر اساس آن اطلاعات سند تفکیک صادر نماید. اطلاعات مزبور
در صورت جلسه ای به نام صورت مجلس تفکیکی درج می شود که این صورت
مجلس مقدمه ی تنظیم سند تفکیکی است. تفکیک افراز و تقسیم
برای تفکیک واحد های ساخته شده ی یک ساختمان و صدور سند مالکیت تفکیک
هر واحد ابتدا صورت مجلس تفکیکی و در صورت تعدد مالکین تقسیم نامه تنظیم
می شود. تا زمانی که سند تقسیم نامه با رضایت و توافق همه ی مالکین امضا
نشود هیچ یک از مالکین واحد مستقل و شش دانگ نخواهد داشت. بنابراین
در صورت مجلس تفکیکی مالکیت بخش های اختصاصی درج نمی شود.
افراز به معنی تقسیم ملک مشاع بین شرکا می باشد چنانچه بین شرکا توافقی
برای تقسیم حاصل نشود. مرجع رسیدگی به افراز در مرحله ی اول اداره ی ثبت
اسناد و املاک است و در برخی موارد دادگاه های عمومی صالح به رسیدگی
می باشند. در واقع افراز یک ملک عملی اداری محسوب می شود و در حالت
عادی افراز املاک مشاعی که جریان ثبتی آن ها خاتمه یافته است در صلاحیت
اداره ی ثبت محل وقوع ملک است و چنانچه جریان ثبتی ملکی خاتمه نیافته باشد
و یا بین شرکا محجور یا غایب مفقود الاثری باشد دادگاه محل وقوع ملک رسیدگی خواهد کرد.